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    淺談疾控中心試劑耗材精細化管理

    發布日期:2020/12/30 14:37:01
    試劑耗材的管理是疾病預防控制中心實驗室管理工作的重要內容,也是加強疾病預防控制中心內部質量控制,降低成本的重要環節。該文結合該中心試劑耗材管理經驗,健全和完善規章制度,精細采購計劃,優化招采形式,信息化申領與驗收,科學管理與監督,供應商評價反饋等方面,探討疾控中心試劑耗材精細化管理的舉措,進而提出一些建議,促使試劑耗材管理水平不斷提高。
    疾病預防控制中心(CDC)實驗室是公共衛生體系建設的重要組成部分。近年來,隨著我國經濟的迅速發展和公共衛生體系建設的不斷完善,CDC實驗室檢驗檢測項目不斷增加,實驗室需要管理的試劑和耗材種類隨之變化,表現在品種多,劃分細、廠家雜、規格多、專業性強,保管難、安全要求高[1]。而實驗室試劑耗材管理的規范化和精細化,是保證實驗室開展日常工作、提供精確數據、提高檢驗質量的基本要求。特別是對于一些突發性公共衛生事件的應急處置、傳染病疫情的快速定性至關重要。因此該文結合該中心試劑耗材管理經驗,從程序制度、預算計劃、招采形式、申領驗收、科室使用管理、供應商評價反饋等多方面探討疾控中心試劑耗材精細化管理的舉措,進而提出一些建議,促使試劑耗材管理水平不斷提高。 
    1  健全完善規章制度 
    為了規范、加強試劑耗材的管理,確保檢驗檢測工作順利開展。疾控中心需建立和健全相應的規章制度。健全完善規章制度是開展各項工作的重要保證,尤其是試劑耗材的采購、管理工作,能降低工作人員風險、堅持勤政的保障。該中心制定了有關試劑耗材的各項規章制度,如《試劑、耗材采購程序》《試劑、耗材出入庫管理制度》《參數論證程序》《供應商評價程序》《試劑、耗材管理制度》等,從中心程序文件層面規范試劑和耗材的管理工作。 
    制度的執行離不開職責的分工,該中心設有專門的科室負責試劑耗材的管理工作。質量管理科負責試劑耗材參數審核,后勤保障科負責試劑耗材的采購、出入庫、結算等后期工作。年初該中心各個檢測檢驗科室對所需試劑耗材制定預算計劃,統一交至質量管理部門進行審核匯總,經中心主任辦公會、數額超過50萬元要經過黨委會同意之后,邀請參數論證組專家進行參數論證,最終形成招標參數文件交至中心采購部門后勤保障科進行公開招標采購。對于一些危險品、毒品或者易制毒試劑,采購部門公安備案執行零星采購,對于其他未列品,采購部門做好3家詢價記錄。 
    2  精細采購計劃 
    為了規范采購管理,該中心實行精細預算,集中采購,集中采購降低了采購成本,但同時也增大了計劃的難度[2]。該中心常規工作任務每年年初申報計劃,一次性集中采購。全年的采購計劃不是一件簡單的事情。首先科室結合臺賬對該科室現有試劑耗材進行盤點即剩余量,其次依據本年度檢測項目,檢驗檢測標準,年度工作量測算需求量和采購量,最后依據試劑耗材的類型,注明其技術參數,規格型號,避免盲目采購。對于理化學檢驗科大型儀器設備,比如氣相液相等,科室還必須考慮其品牌要求等,因為采購的耗材必須與大型儀器設備配套使用。對于易制毒試劑必須排除在外,進行零星采購,因為疾控系統需要的易制毒試劑很少,具有易制毒試劑資質的供應商也很少,統一打包進行招標采購,限制了應標供應商數量。 
    各個業務科室的采購計劃經中心批準之后,邀請專家組進行嚴格論證,最終形成采購計劃交至采購部門進行下一步的采購工作。 
    3  優化招采形式 
    通過試劑耗材的集中采購,實行采購和供應的透明化,不僅降低了采購成本,節省了大量的人力物力,還可以選擇售后服務及信譽俱佳的供應商,有效杜絕商業賄賂的發生,減少中間環節[2]。但作為疾控中心,其試劑耗材與醫院又有很大的不同,表現在品種多,劃分細、廠家雜、規格多、專業性強,保管難、安全要求高,而且隨機性大,比如疫情A今年沒有發生,而疫情B今年比往年多,這就造成了試劑耗材計劃趕不上變化,合同執行困難,有的甚至三四年不能執行完畢[3]。為了解決這種情況,該中心優化了試劑耗材采購形式,與儀器設備、藥品不同集中招標采購不同,試劑耗材在實行政府公開招標采購形式下,實行不同的招采形式。如常規工作只招品目,不招數量,這樣在疫情不確定的情況下,執行合同的時候,合同總金額執行完畢即可,減少了浪費,規避了風險。對于中轉項目的試劑耗材,比如艾滋病防治項目,實行數量招標,疾控中心承擔艾滋病確診工作,因為量很大,貨品單一,而且一旦出項錯誤,會給患者帶來巨大的心理和社會壓力,造成很壞的社會影響力。應該嚴把供應商資質關,有的還需要求供應商提供廠家授權。    4  信息化申領、驗收 
    合同簽訂之后,實驗人員就可提前依據實驗計劃、任務,申領試劑耗材。該中心目前使用某試劑耗材管理軟件,試劑耗材管理軟件的使用,大大提高了工作效率,加強了試劑耗材管理的信息化、規范化以及專業化的精細管理,在采購過程中陸續錄入各種采購信息,清晰明了,便于統計,能夠提供采購明細、數量、采購方式、資金來源、供應商、后期財務統計等信息。 
    具體流程如下:申請科室在試劑耗材管理軟件申請客戶端填寫電子申請單,采購人員依據電子申請單,向中標供應商提供需采購名目清單,供應商采購供貨。試劑耗材到貨后,采購人員組織申請科室、質量管理科進行現場驗收,該中心數額超過5 000元時,紀檢監察科室要參與全程監督?,F場驗收包括核對試劑耗材名稱、數量、品牌、規格、價格及有效期等信息,并進行簽字確認。待所有檢查無誤后,需要對所有的試劑耗材進行出入庫。該中心硬件設備有限,很多試劑耗材的儲存要求嚴格,因此該中心設立“虛擬”庫房,一般情況下,試劑耗材到貨驗收后,及時辦理入庫出庫手續,第一時間達到采購科室。 
    5  科學管理與監督 
    試劑耗材的科室管理要加強監管,設立專門的AB崗試劑耗材管理員管理該科室的試劑、耗材??剖乙嶒炇規齑媾_賬,詳細記錄領取的各項試劑耗材的信息,如領用試劑名稱、領用目的、領用時間,領用數量,使用量、剩余量、領用人員等詳細記錄,責任到人。同時中心也要定期組織進行監督檢查,定期評估試劑耗材使用情況,合同執行情況,供應商服務情況等。對于危險品、毒品或者易制毒試劑等要實行雙人雙鎖,進行嚴格領用審批、要進行全過程的管理監控,提升危險化學品安全意識,預防實驗室安全事故發生[4]。對于一些關鍵試劑耗材,科室要進行質量驗收,質量不合格的試劑耗材,及時反饋采購部門處理。對于不同種類試劑耗材要分類存放,避免造成交叉污染和浪費。 
    6  供應商評價反饋 
    試劑耗材是供應商提供的外部服務,其服務質量直接影響試劑耗材的質量,一旦無信用的供應商提供了不合格試劑耗材,以次充好,檢驗檢測所測結果不可靠,最終的分析結果可能會引向相反的判定方向,從風險管理的角度出發,就會給疾控中心帶來巨大風險。因此需要及時提供供應商反饋評價,選擇誠信可靠的供應商,以最合理的價格購得價格質量合格的產品[5]。同時《檢測和校準實驗室能力認可準則》(CNAS-CL01:2018)與《檢驗檢測機構資質認定能力評價檢驗檢測機構通用要求》(RB/T214-2017)都明確規定實驗室要對對外部提供的服務進行評價。因此該中心制定了《供應商評價程序》,評價內容包括試劑耗材的質量、供貨及時率、服務情況,供應商資質等,每年都對所有外部提供試劑耗材供應商進行了供應商評價反饋,建立健全的供應商檔案,形成合格供應商名錄,使采購部門有準確的信息進行有效的供應商管理,鼓勵優質供應商長期服務,對于不合格供應商,杜絕參加中心的任何采購工作。 
    7  試劑耗材其他精細化管理舉措及建議 
    首先要成立試劑耗材管理的專門科室,負責試劑耗材管理規章制度,實施以及落實試劑耗材的采購、出入庫、結算、供應商評價監管等工作。其次要建立和健全相應的規章制度,確保各部門之間工作銜接順暢,試劑耗材在預算計劃、采購、驗收、出入庫、領用、保管、使用等方面有章可依,確保檢驗檢測工作順利開展。第三,加強精細化管理的理念,觀念新才能事業新。要重視培訓、提升管理人員的素質、營造精細化管理的濃厚氛圍,充分調動每個檢測檢驗人員、管理人員的主動性和積極性[6]。第四,推進過程監督,加強平臺建設。隨著科學技術的進步,信息化、現代化建設是提高精細化管理的重要途徑。采用信息自動化平臺建設,包括網絡平臺以及客戶端軟件等,如寧夏現在建設的試劑耗材、藥品、疫苗等網上申報平臺,從計劃的申報,采購,配送,驗收,評價,財務結算等功能俱全。第五,要有相關的績效考核懲罰措施,績效考核是一個不斷制訂計劃、執行、檢查、處理的PDCA循環過程,這樣才能把精細化管理落到實處,真正形成貫徹力和執行力。 
    8  結語 
    近年來,隨著科學技術的發展和進步,疾控體系的試劑耗材的精細化管理也成了提高診斷能力和科研水品的促進劑。為了進一步做好試劑耗材的精細化管理工作,業界需持續加強學習相關知識,發掘疾控中心試劑耗材管理的先進理念。逐步建立健全的管理制度,完善采購計劃,嚴格執行公開招標采購,執行出入庫制度,試劑耗材使用效率的跟蹤及績效考核評價,逐步完善試劑耗材管理軟件的信息化和標準化,優化試劑耗材精細化管理的各個環節,從而促進檢驗水平的提高和疾控事業的健康發展。 


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